Kassagegevens moeten digitaal worden bewaard

06-05-2016

Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Wat betekent de uitspraak en wat zijn de gevolgen?
De conclusie van de uitspraak is dat de ondernemer de digitale detailgegevens uit een kassa in beginsel moeten kunnen aanleveren. De ondernemer is verantwoordelijk dat hij deze gegevens goed bewaart, ook als de kassa onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

 

Door technologische ontwikkelingen - kassabediening vanaf mobiele telefoons, opslag in de cloud - verandert de invulling van de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle door de Belastingdienst. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

 

Wat zijn de gevolgen als de ondernemer de wet aan zijn laars lapt.

 

Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en uw klant kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat uw klant niet voldoet aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard.
Het is dus van belang dat uw klant een kassa of kassasysteem gebruikt waarmee hij aan zijn administratieve verplichtingen kan voldoen. Deze kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.
Er zijn verschillende soorten kassa’s waarmee uw klant aan de fiscale eisen kan voldoen, meer informatie vindt u op de website van Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem.