Effectief vergaderen vanuit huis

19-03-2020

Inmiddels hebben we er allemaal mee te maken; thuiswerken in verband met Corona. Om dit zo productief mogelijk te doen, is het verstandig om zoveel mogelijk je vaste routine aan te houden. Dat zal voor veel werkzaamheden ook heel goed mogelijk zijn, maar hoe zit het met vergaderen of overleg met collega’s? Waar je eerder gewend was om zaken kort met elkaar af te stemmen en om elkaar aan te kijken tijdens vergaderingen, zit je nu solo thuis achter je laptop. Na een korte intro zetten we een aantal handige tools op een rijtje, waarmee je nu effectief kunt vergaderen of overleggen.
 
Goed om vooraf te weten
Wanneer thuiswerken en online vergaderen (nog) niet plaatsvinden, kunnen we ons voorstellen dat er deze dagen behoorlijk wat op je afkomt. Maat het is ook nodig om snel te schakelen en te handelen. Er zijn een aantal laagdrempelige oplossingen die je kunt gebruiken. Let hierbij goed op wanneer je kiest voor een gratis versie van een oplossing. Wanneer je dat doet, lever je vaak niet alleen in op functionaliteiten, maar ook op beveiliging, compliance, beheer en ondersteuning.
 
Zoom
Zoom is een snelgroeiend cloudvideoplatform dat veel functionaliteiten biedt en toch eenvoudig in het gebruik is. Dankzij de verschillende abonnementsvormen kun je zeer laagdrempelig (lees: gratis) instappen. Nadeel is dat een meeting slechts 40 minuten mag duren in de gratis versie.
 
Join.me
Join.me is een eenvoudige oplossing voor het delen van je scherm en vergaderen. In de gratis versie kun je helaas met maximaal drie personen vergaderen. Daarnaast zijn de opties redelijk beperkt.
 
Skype
Alhoewel Skype niet direct bedoeld is voor zakelijk gebruik, wordt het veelvuldig hiervoor toegepast. Skype is gratis te gebruiken, maar het aantal functies is beperkt. Skype for Business wordt vervangen door Microsoft Teams.
 
Teams
De oplossing van Microsoft voor zakelijk chatten en vergaderen is Teams. Teams integreert met andere Office 365-programma’s, zoals Word, Excel, PowerPoint en SharePoint. Hierdoor is het heel eenvoudig om vanuit één interface bestanden uit te wisselen. Ook Teams heeft een gratis variant en is zeer uitgebreid qua functionaliteiten.
 
De cloud bewijst zich
Eén van de lichtpuntjes van de huidige Coronacrisis: de waarde van de cloud is direct bewezen. Nu het grootste deel van werkend Nederland verplicht vanuit huis moet werken, zien we dat kantoren die een duidelijke cloudstrategie hebben, hier soepel op inspringen. Voor kantoren die afhankelijk zijn van een eigen server en on-premise (lokaal geïnstalleerde) software, is dit een stuk lastiger. Dit is dan ook hét moment om na te denken over jouw cloudstrategie, als je dit nog niet gedaan hebt. Zo is het mogelijk om in vier stappen jouw infrastructuur volledig naar Microsoft Azure (Cloud platform van Microsoft) te migreren.
 
Bij een migratie naar de cloud is het verstandig om te bepalen waar je nu staat en wat je wilt bereiken. Dit wordt doorgaans gedaan door middel van een scan. Vervolgens wordt er een plan opgesteld, met te zetten stappen en maatregelen die daarbij horen. Op basis van dit plan vindt er een migratie plaats. Je kunt hierbij denken aan server- en databasemigratie. Als laatste stap vindt er optimalisatie plaats op het gebied van beschikbaarheid, kosten en veiligheid.
 
Uiteraard zijn er vele verschillende mogelijkheden en tussenstappen, maar zo vind je altijd een manier en tempo, die bij jouw kantoor passen. Of het nu gaat om het migreren van de mailserver naar de cloud of een volledige cloudwerkplek.